2 enjeux

1/ Préserver la pérennité de l’ADAPAR : la responsabilité du Comité de Direction

• Il appartient au nouveau Comité de Direction élu lors de l’AG du 23/11/2021  de trouver des solutions pour garantir le fonctionnement, à court et moyen terme.  Plusieurs pistes ont déjà été évoquées, mais elles ne pourront pas aboutir si la situation du secteur de la Combe de Savoie n’évolue pas rapidement.
• Pour faciliter la transition, le Comité de Direction restera  ouvert pour accueillir, en tant qu’invités,  ou « personnes ressources », au fil des semaines ou mois à venir, des personnes soucieuses de dépasser ce constat et de venir s’investir progressivement dans le fonctionnement de notre association.

Cette situation même si elle préservera la pérennité de l’association reste néanmoins préoccupante pour l’avenir et le fonctionnement de la Combe de Savoie.

2/ Garantir l’animation au quotidien du secteur : la mission du Conseil d’Administration de la Combe de Savoie

Les adhérents de l’ADAPAR sur la Combe de Savoie sont au « pied du mur » s’ils veulent pouvoir continuer à bénéficier des activités proposées.

Une association comme l’ADAPAR ne peut vivre durablement si elle n’est constituée que de « consommateurs ».

C’est certes une question de moyens mais c’est encore d’avantage une question d’état d’esprit…

Depuis près de  50 ans, l’ADAPAR fonctionne grâce à l’énergie toutes les générations de bénévoles qui se sont succédé pour la construire, la façonner, en faire ce qu’elle est devenue aujourd’hui…

Aujourd’hui, sur la Combe de Savoie, pour administrer l’association, pour assurer l’animation des activités, près de 400 heures de bénévolat sont nécessaires chaque semaine…

Les travailleurs de l’ombre

On connait les responsables d’activité, les animateurs dont on mesure le rôle essentiel dans l’encadrement, l’animation de toutes les activités… On connait moins celui de tous les bénévoles qui travaillent dans l’ombre, mais sans qui rien ne serait possible… La recherche de salles, l’organisation, la gestion, le suivi des activités, le lancement de nouveaux projets, la relation avec les adhérents, avec les collectivités, la saisie des licences, la gestion du fichier, la gestion du site internet, le secrétariat, la trésorerie…tout cela prend du temps… On l’oublie souvent : tout cela est assuré par des bénévoles qui consacrent beaucoup de temps et d’énergie pour que l’association vive, fonctionne, se développe…

Alors, si vous décidiez de vous investir un peu plus dans l’association ? 

Toute aide est la bienvenue : chacun a des compétences, une expérience qui peuvent être utiles…

Plus nous serons nombreux, moins la charge de chacun  sera lourde…

Le Conseil d’administration du 1er décembre 2021 a balayé l’ensemble des tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association pour permettre à toutes les personnes prêtes à s’engager de trouver leur place.

Il s’est fixé pour objectif de pourvoir toutes les cases pour le 1er trimestre 2022 de manière à ce que l’ensemble des compétences aient pu être transférées avant la fin de l’année sportive.

On peut classer les besoins par pôle, pour permettre à chacun de voir quelle aide il pourrait apporter, en fonction de ses envies, de ses disponibilités, de ses compétences ou de son expérience…

•  le secrétariat
•  la trésorerie
•  la communication
•  la gestion du fichier et des licences
• la gestion du site internet
•  la gestion des activités
• la gestion des séjours
• la gestion des outils informatiques
• la gestion de la formation (détection, suivi….)
• …..

.

Le secrétariat, c’est la cheville ouvrière de l’association. C’est aussi sa mémoire...

Son rôle est multiple : accueil, traitement du courrier, des mails, relation avec les mairies, premier interlocuteur des responsables d’activité, rédaction des courriers, des comptes-rendus…

des temps forts qui rythment l’année

• la préparation de la rentrée (entre mai et septembre)
• la rentrée…(de septembre à fin octobre)
•  l’assemblée annuelle du secteur (en mai)
• l’Assemblée Générale de l’ADAPAR  (en fin d’année )
• le lancement des séjours d’hiver (en juin)
• le lancement des séjours d’été (en novembre)
•  la galette (en janvier…)

…mais un travail « au quotidien » essentiel

le secrétariat

• c’est « la vitrine » de l’association auprès de l’ensemble de  nos interlocuteurs,
• c’est le lien entre l’association et ses adhérents,
• c’est le rouage essentiel qui « fait tourner la boutique », qui réserve les salles, qui traite les demandes (mail, téléphone courrier…), qui les dispatche au sein de l’association, tout au long de l’année…

Un rôle qui nécessite du suivi, un sens de l’organisation, du contact…

…mais une responsabilité  qui ne demande qu’à être partagée, car ce suivi au quotidien est lourd et exigeant.

des besoins divers…

• un renforcement nécessaire au niveau de la Combe de Savoie pour soulager l’équipe actuelle et pour préparer l’avenir
•  un comblement urgent au niveau du siège pour garantir le fonctionnement de l’association et l’articulation entre les 2 secteurs
• un comblement indispensable au niveau du CODERS pour remédier à une vacance préjudiciable au fonctionnement de cette structure net à la gestion de la formation des animateurs.

   Nous avons besoin de votre aide…

Le développement des outils permet aujourd’hui de traiter beaucoup de choses à distance …

dans les 3 cas, la constitution de petites équipes est un bon moyen de partager le travail, la responsabilité et la contrainte, tout en facilitant les passages de relai …

Le fichier des adhérents est un outil essentiel au bon fonctionnement de l’association. C’est ce qui permet de pouvoir contacter facilement les adhérents, de pouvoir adresser une communication ciblée (lancement d’une activité, annulation d’une séance…etc), de gérer les activités…

Pouvoir disposer des informations, suppose de les saisir, de les vérifier, de les corriger, de les mettre en forme, de les exploiter….

une charge de saisie importante à la rentrée

La période des inscriptions et des renouvellements de licence est une période importante au cours de laquelle se concentre l’essentiel du travail de saisie : il faut vérifier les dossiers, enregistrer les informations, pointer les activités, enregistrer les chèques, préparer les bordereaux pour la banque, saisir, éditer et envoyer les licences.

Tout cela prend du temps…: entre 150 heures et 200 heures pour les 1200 adhérents que compte l’ADAPAR Combe de Savoie).

Un rôle qui nécessite de la rigueur …et un peu d’aisance avec les outils informatiques.

une exploitation des informations tout au long de l’année

Pour disposer d’un outil fiable, efficace et réactif, il faut faire vivre ce fichier d’adhérents, tout au long de l’année : mettre à jour les informations, les exploiter, les mettre en forme…

Un rôle qui nécessite de l’aisance avec les outils informatiques et une bonne maitrise d’excel.

C’est un besoin essentiel pour l’avenir de l’association….

Une équipe s’est constituée et étoffée face au besoin lors de la rentrée 2021

Elle ne demande qu’à être renforcée

Alors, si le coeur vous en dit…..

Avec la refonte de son site internet, l’ADAPAR s’est doté fin 2019 d’un outil pour faciliter sa communication et faciliter la gestion de l’association.

Il est devenu le canal de diffusion principal de l’information.

3 raisons essentielles :

• 9 adhérents sur 10 ont un accès internet
• C’est l’outil qui permet la meilleure réactivité et de disposer en permanence d’une information actualisée, de mettre à disposition des photos, des vidéos, des documents à télécharger….
• c’est enfin un moyen qui permet d’optimiser le temps consacré par les bénévoles

Comme tout site internet, …2 clés essentielles :

• la fréquence de son actualisation…pour disposer en permanence de l’information la plus fraiche. La qualité de notre site dépendra avant tout de notre capacité à l’alimenter, à le rafraichir

• la richesse de son contenu…pour qu’il devienne pour chacun, la référence où trouver l’information que l’on cherche, quelle qu’elle soit…

Cela prend du temps…

A ce stade et au moment de lancer la nouvelle saison, il est nécessaire de renforcer l‘équipe chargée de son administration.

Un rôle qui nécessite l’envie de communiquer, un peu d’aisance avec les outils informatiques mais pas de compétences particulières sur la gestion d’un site.

Une formation si besoin et l’entraide dans un travail d’équipe, peuvent avec un un minimum de pratique, permettre d’être rapidement à l’aise dans la création ou la mise à jour de n’importe quelle page.

C’est aussi un moyen d’apporter à l’association une aide précieuse et de répartir plus largement le temps de bénévole nécessaire au bon fonctionnement de l’association.

Chacun peut aussi être contributeur pour alimenter l’équipe chargée de l’ administration du site : toutes les informations, documents, photos,  concernant votre activité sont les bienvenus…

Pensez-y…!

Après de longues années consacrées à l’animation, à la gestion, à l’encadrement des activités de l’ADAPAR, certains  bénévoles aspirent à passer le relai …

Un grand merci à eux pour leur engagement, leur dévouement et tout le travail accompli au sein de l’association…

La recherche de solutions pour assurer la continuité de certaines activités s’impose à nous.

Parmi les urgences :

• Aquabike
• Qi Gong
• Pilates
• Kayak
• voile
• …

Le Responsable d’activité est le chef d’orchestre qui va organiser l’activité, garantir l’articulation avec le secrétariat, assurer le suivi tout au long de la saison, gérer les présences, rechercher les animateurs…

Autour de 75 animateurs en activité : cela représente un animateur pour 16 adhérents…mais :

• la réalité est très disparate d’une activité à une autre
• chaque année, des animateurs arrêtent, pour des raisons de santé ou tout simplement pour laisser la place à d’autres…

Chaque année, c’est entre 10 et 15 nouveaux animateurs qui entament un cursus de formation sur la Combe de Savoie. C’est indispensable pour :

• alléger la contrainte qui pèse sur les animateurs
• permettre à ceux qui veulent s’arrêter de le faire
• assurer la relève et la pérennité de l’activité

L’aventure vous tente ?

Parlez en aux animateurs, animatrices, vous les connaissez, vous les voyez dans la pratique de leur responsabilité , il pourront vous parler de leur expérience et vous aider dans la démarche.
Nous avons besoin de chacun.

Plus d’infos sur la page : Devenir animateur…

Parce qu’il faut coordonner l’action de tous les bénévoles, mettre sur les rails les projets, imaginer l’association de demain, il faut des chefs d’orchestre…

 L’heure est au renouvellement

L’Assemblée Générale du 23 Novembre 2021 a élu son nouveau Comité de Direction

• Sur 15 postes, 5 seulement seront tenus par des adhérents du secteur de la Combe de Savoie, alors que le secteur pèse 70 % des adhérents
• sur les 3 postes du 1er collège, revenant aux représentants du secteur désignés par le Conseil d’Administration du secteur, 2 postes seulement sont pourvus => un poste reste vacant
• la Combe de Savoie n’a plus de responsable de secteur depuis le 24 novembre

Quel que soit le mode de fonctionnement qui se mettra en place pour garantir la continuité, il est indispensable d’assurer la coordination entre les activités. Il est aussi indispensable que quelqu’un porte la responsabilité, vis à vis de nos interlocuteurs et vbis à vis des adhérents, surtout dans le contexte sanitaire actuel. C’est aussi une question de légitimité.

La charge est lourde si elle est peu partagée… en revanche, animer une équipe, construire, impulser un projet, est une mission exaltante…

Sans dirigeant, il n’y aura plus d’association…..