Depuis plus de  50 ans, l’ADAPAR fonctionne grâce à l’énergie toutes les générations de bénévoles qui se sont succédé pour la construire, la façonner, en faire ce qu’elle est devenue aujourd’hui…

Aujourd’hui, sur la Combe de Savoie, pour administrer l’association, pour assurer l’animation des activités, près de 400 heures de bénévolat sont nécessaires chaque semaine…

Alors, si vous décidiez, à votre tour,  de vous investir un peu plus dans l’association ? 

Toute aide est la bienvenue : chacun a des compétences, une expérience qui peuvent être utiles…

Plus nous serons nombreux, moins la charge de chacun  sera lourde…

Les travailleurs de l’ombre

On connait les responsables d’activité, les animateurs dont on mesure le rôle essentiel dans l’encadrement, l’animation de toutes les activités… On connait moins celui de tous les bénévoles qui travaillent dans l’ombre, mais sans qui rien ne serait possible… La recherche de salles, l’organisation, la gestion, le suivi des activités, le lancement de nouveaux projets, la relation avec les adhérents, avec les collectivités, la saisie des licences, la gestion du fichier, la gestion du site internet, le secrétariat, la trésorerie…tout cela prend du temps… On l’oublie souvent : tout cela est assuré par des bénévoles qui consacrent beaucoup de temps et d’énergie pour que l’association vive, fonctionne, se développe…

On peut classer les besoins par pôle, pour permettre à chacun de voir quelle aide il pourrait apporter, en fonction de ses envies, de ses disponibilités, de ses compétences ou de son expérience…

•  le secrétariat
•  la trésorerie
•  la communication
•  la gestion du fichier et des licences
• la gestion du site internet
•  la gestion des activités
• la gestion des séjours
• la gestion des outils informatiques
• la gestion de la formation (détection, suivi….)
• …..

.

Le secrétariat, c’est la cheville ouvrière de l’association. C’est aussi sa mémoire...

Son rôle est multiple : accueil, traitement du courrier, des mails, relation avec les mairies, premier interlocuteur des responsables d’activité, rédaction des courriers, des comptes-rendus…

des temps forts qui rythment l’année

• la préparation de la rentrée (entre mai et septembre)
• la rentrée…(de septembre à fin octobre)
•  l’assemblée annuelle du secteur (en mai)
• l’Assemblée Générale de l’ADAPAR  (en fin d’année )
• le lancement des séjours d’hiver (en juin)
• le lancement des séjours d’été (en novembre)
•  la galette (en janvier…)

…mais un travail « au quotidien » essentiel

le secrétariat

• c’est « la vitrine » de l’association auprès de l’ensemble de  nos interlocuteurs,
• c’est le lien entre l’association et ses adhérents,
• c’est le rouage essentiel qui « fait tourner la boutique », qui réserve les salles, qui traite les demandes (mail, téléphone courrier…), qui les dispatche au sein de l’association, tout au long de l’année…

Un rôle qui nécessite du suivi, un sens de l’organisation, du contact…

…mais une responsabilité  qui ne demande qu’à être partagée, car ce suivi au quotidien est lourd et exigeant.

des besoins divers…

• un renforcement nécessaire au niveau de la Combe de Savoie pour soulager l’équipe actuelle et pour préparer l’avenir
•  un comblement urgent au niveau du siège pour garantir le fonctionnement de l’association et l’articulation entre les 2 secteurs
• un comblement indispensable au niveau du CODERS pour remédier à une vacance préjudiciable au fonctionnement de cette structure net à la gestion de la formation des animateurs.

   Nous avons besoin de votre aide…

Le développement des outils permet aujourd’hui de traiter beaucoup de choses à distance …

dans les 3 cas, la constitution de petites équipes est un bon moyen de partager le travail, la responsabilité et la contrainte, tout en facilitant les passages de relai …

Le fichier des adhérents est un outil essentiel au bon fonctionnement de l’association. C’est ce qui permet de pouvoir contacter facilement les adhérents, de pouvoir adresser une communication ciblée (lancement d’une activité, annulation d’une séance…etc), de gérer les activités…

Pouvoir disposer des informations, suppose de les saisir, de les vérifier, de les corriger, de les mettre en forme, de les exploiter….

une exploitation des informations tout au long de l’année

Pour disposer d’un outil fiable, efficace et réactif, il faut faire vivre ce fichier d’adhérents, tout au long de l’année : mettre à jour les informations, les exploiter, les mettre en forme…

Un rôle qui nécessite de l’aisance avec les outils informatiques et une bonne maitrise d’excel.

C’est un besoin essentiel pour l’avenir de l’association….

Avec la refonte de son site internet, l’ADAPAR s’est doté fin 2019 d’un outil pour faciliter sa communication et faciliter la gestion de l’association.

Il est devenu le canal de diffusion principal de l’information.

3 raisons essentielles :

• 9 adhérents sur 10 ont un accès internet
• C’est l’outil qui permet la meilleure réactivité et de disposer en permanence d’une information actualisée, de mettre à disposition des photos, des vidéos, des documents à télécharger….
• c’est enfin un moyen qui permet d’optimiser le temps consacré par les bénévoles

Comme tout site internet, …2 clés essentielles :

• la fréquence de son actualisation…pour disposer en permanence de l’information la plus fraiche. La qualité de notre site dépendra avant tout de notre capacité à l’alimenter, à le rafraichir

• la richesse de son contenu…pour qu’il devienne pour chacun, la référence où trouver l’information que l’on cherche, quelle qu’elle soit…

Cela prend du temps…

A ce stade et au moment de lancer la nouvelle saison, il est nécessaire de renforcer l‘équipe chargée de son administration.

Un rôle qui nécessite l’envie de communiquer, un peu d’aisance avec les outils informatiques mais pas de compétences particulières sur la gestion d’un site.

Une formation si besoin et l’entraide dans un travail d’équipe, peuvent avec un un minimum de pratique, permettre d’être rapidement à l’aise dans la création ou la mise à jour de n’importe quelle page.

C’est aussi un moyen d’apporter à l’association une aide précieuse et de répartir plus largement le temps de bénévole nécessaire au bon fonctionnement de l’association.

Chacun peut aussi être contributeur pour alimenter l’équipe chargée de l’ administration du site : toutes les informations, documents, photos,  concernant votre activité sont les bienvenus…

Pensez-y…!

Après de longues années consacrées à l’animation, à la gestion, à l’encadrement des activités de l’ADAPAR, certains  bénévoles aspirent à passer le relais…

Un grand merci à eux pour leur engagement, leur dévouement et tout le travail accompli au sein de l’association…

La recherche de solutions pour assurer la continuité de certaines activités s’impose à nous.

Parmi les urgences :

• Aquabike
• Qi Gong
• Pilates

Le Responsable d’activité est le chef d’orchestre qui va organiser l’activité, garantir l’articulation avec le secrétariat, assurer le suivi tout au long de la saison, gérer les présences.

Autour de 75 animateurs en activité : cela représente un animateur pour 16 adhérents…mais :

• la réalité est très disparate d’une activité à une autre
• chaque année, des animateurs arrêtent, pour des raisons de santé ou tout simplement pour laisser la place à d’autres…

Chaque année, c’est entre 10 et 15 nouveaux animateurs qui entament un cursus de formation sur la Combe de Savoie. C’est indispensable pour :

• alléger la contrainte qui pèse sur les animateurs
• permettre à ceux qui veulent s’arrêter de le faire
• assurer la relève et la pérennité de l’activité

L’aventure vous tente ?

Parlez en aux animateurs, animatrices, vous les connaissez, vous les voyez dans la pratique de leur responsabilité , il pourront vous parler de leur expérience et vous aider dans la démarche.
Nous avons besoin de chacun.

Plus d’infos sur la page : Devenir animateur…